Pre-boarding: medewerkers opleiden voor een heel nieuw bedrijf

APM Terminals opent dit jaar een nieuwe containerterminal op de Tweede Maasvlakte. Trainingcoördinator Renate Pronk stond voor een grote uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat je vóór die tijd een paar honderd medewerkers hebt bijgeschoold en opgeleid voor hun werkzaamheden in deze hypermoderne terminal? Samen met TinQwise ontwikkelde APM Terminals MVII een compleet opleidingsplan mét online academy.

 

Renate Pronk - APM Terminals Maasvlakte II

“Iedereen moet snel z’n rol kennen”

Renate Pronk, trainingcoördinator APM Terminals Maasvlakte II

“De nieuwe terminal is straks een noviteit. Nergens ter wereld is er al een volledig geautomatiseerde terminal. Dat vergt echter wel wat van je medewerkers. Er gaan uiteindelijk, gefaseerd, 300 mensen over naar de nieuwe terminal. Hun kennis moet optimaal aansluiten bij de nieuwe processen. We bieden ze daarom een pre-boarding. Iedereen begint met een introductie en volgt daarna online verschillende applicatietrainingen afgestemd op z’n functie. De opleiding wordt aangevuld met klassikale rollenspellen. Het is belangrijk dat iedereen zijn team en zijn eigen rol daarin kent. Met de online modulen kunnen we laten zien welke vaardigheden we van mensen verwachten. De rollenspellen zorgen ervoor dat mensen interactief met hun rol kunnen oefenen. We hebben trouwens ook een game ontwikkeld waarin je overzicht hebt op de hele controlroom en alle rollen kunt uitproberen. De game is beschikbaar voor al onze medewerkers. Zo krijgen ook de mensen die niet overgaan naar de nieuwe terminal een idee van hoe het er daar straks aan toegaat.”

 

Sietske Zagers - TinQwise

 “We kropen in de huid van bijna elke medewerker”

Sietske Zagers, accountmanager TinQwise

“We hebben het opleidingsplan from scratch ontwikkeld. En de basis gelegd voor een online academy op maat, waar APM Terminals MVII ook in de toekomst mee verder kan. Trainingen op maat zijn cruciaal voor organisaties die werken met hoogwaardige techniek en complexe processen. Hoe je echt maatwerk levert? Door je in élke medewerker te verplaatsen. De toekomstige medewerkers van de APM Terminal MVII bekleden in totaal zo’n 45 verschillende functies met daarbinnen diverse rollen. Van terminal assistants tot operators en van process controllers tot managers. En ook de rollen van externen kennen genoeg variatie: van contractors tot visitors en van train drivers tot truckers. Wij hebben een opleidingsplan gemaakt dat schetst wie nu precies wat moet leren, en hoeveel tijd ze daarmee kwijt zijn. We kropen in de huid van bijna elke medewerker. Want stel, je bent straks echt crane coordinator bij de gloednieuwe APM Terminal MVII? Wat moet je dan leren? Hoe onthoud je al die belangrijke informatie? En hoe draagt jouw opleiding en uiteindelijke functioneren bij aan het succes van deze unieke terminal? Samen met AMPT hebben we dit allemaal uitgewerkt in het trainingsplan.”

 

Drie succestips van Renate en Sietske

1. Een goed begin is het halve werk
Het kost veel tijd om een goede analyse te maken van wie je precies wilt opleiden en wat je daarmee wilt bereiken. Maar het is de investering dubbel en dwars waard. Sta ook uitgebreid stil bij het didactische, technische en grafische ontwerp van je leeromgeving. Elke slag die je in het begin al effectief maakt, betaalt zich later uit. In geld, in tijd én in tevredenheid over het hele traject.

2. Zorg voor duidelijke communicatie
Korte communicatielijnen zorgden voor snelle beslissingen, constructieve feedback en flexibiliteit. APM Terminals MVII en TinQwise stelden een ontwikkelteam samen, waarbij zowel de afdelingen HR als Communicatie werden aangehaakt.

3. Co-creëer
Het ontwikkelteam luisterde goed naar de medewerkers zelf. Wat is voor hen belangrijk in het opleidingstraject? Het resultaat is een eindproduct dat aan de verwachtingen voldoet en dat draagvlak heeft binnen het bedrijf.