Heeft je training effect? Zo begin je met meten

Heeft je training effect? Bij TinQwise ontwikkelen we leeroplossingen met een zo hoog mogelijk leerrendement. We steken veel tijd in doelgroeponderzoek, didactiek, beleving en techniek. Maar minstens zo belangrijk is om te meten wat een training of leercampagne oplevert. Alleen dan kun je daadwerkelijk sturen op resultaat. Accountmanager Marguerite de Keijzer vertelt over de ROI van online leren.

Marguerite de Keijzer TinQwiseMarguerite de Keijzer, accountmanager TinQwise

Waarom is de return on investment zo belangrijk?

“Onze opdrachtgevers weten wat de voordelen zijn van online leren. Het bespaart tijd en geld, mensen leren flexibel en op maat, de leeroplossing is schaalbaar en kan de leerretentie verhogen. Maar soms zijn de relatief hoge opstartkosten voor een online leertraject reden voor het management om hier niet in te willen investeren. Ze kennen de voordelen, toch twijfelen ze: gaat het ons meer opbrengen dan het kost? Door die opbrengsten daadwerkelijk meetbaar te maken, krijg je inzichten en weet je of een online leertraject de investering in tijd en geld waard is en hoe je het kunt optimaliseren.”

Wat meten bedrijven bij online trainingen?

“Veel organisaties meten de tevredenheid van hun deelnemers aan een training. Of ze meten binnen hoeveel tijd ze hoeveel mensen getraind hebben. Dit zijn zaken die je achteraf meet. Soms vindt vooraf een 0-meting plaats en is er ook een tussentijdse meting. Het voordeel daarvan is dat je de daadwerkelijke vooruitgang van deelnemers meet en de training tussendoor kunt bijstellen.”

Hoe begin je met meten?

“Realiseer je allereerst dat je verschillende zaken kunt meten. Wij spreken van het meten van soft skills en hard skills. Soft skills zijn branding, gevoel, kun je je werk beter doen? Hard skills zijn: haal je betere sales targets? Hard skills kun je duidelijk meten. Een verbetering van deze skills brengt vaak direct geld in het laatje. Soft skills zijn onderdeel van de hard skills. Ze zijn moeilijker kwantitatief te meten. Echter, een verbetering hiervan kan zeker ook financieel iets opleveren.”

soft-skills

Hoe bepaal je wat je meet?

“Door eerst vast te stellen wat je wilt meten. Dat kan door KPI’s (key performance indicators) te bepalen. Je hebt in je organisatie talloze metrics: zaken die je kunt meten, de cijfers waarover je beschikt. Maar het gaat om die handvol metrics die er daadwerkelijk toe doen. Die kritisch zijn voor je organisatie. En die kies je zelf. Je hebt KPI’s nodig om de prestaties van je organisatie te kunnen afzetten tegen de doelen. Aan de hand van je metrics zie je of je je KPI’s hebt behaald. Vaak meten organisaties te beperkt of richten ze zich op de verkeerde dingen. Ze kijken bijvoorbeeld alleen naar het aantal deelnemers dat de training heeft doorlopen. Dat is mooi om te weten, maar het zegt niets over of je hierdoor ook andere resultaten bereikt. Door van te voren te bedenken welke KPI’s je wilt beïnvloeden, kun je meten of een trainingsprogramma daadwerkelijk effect heeft.”

Heb je een voorbeeld?

“Stel je rolt een training over het thema omkoping en corruptie uit, waarmee je awareness wilt creëren, het onderwerp bespreekbaar wilt maken en wilt zorgen dat mensen weten waar ze signalen kunnen melden. Als je training succesvol is, is de kans groot dat het aantal meldingen eerst toeneemt, want mensen letten erop, het is bespreekbaar geworden en mensen weten waar ze moeten melden. Daarna neemt het aantal meldingen weer af en normaliseert het. Door het aantal meldingen een jaar lang elke maand te monitoren, meet je indirect het effect van je programma.”

Je kunt veel meer meten dan deelnemerstevredenheid

Organisaties meten toch vaak de deelnemerstevredenheid?

“Ja, dat gebeurt veel. Deelnemerstevredenheid is belangrijk omdat de deelnemer aan kan geven hoe goed hij of zij de training vond. Op die manier is het mogelijk om informatie op te halen over bijvoorbeeld de vorm en volledigheid van de training. Maar daarnaast zijn we ook geïnteresseerd in wat de deelnemers met de informatie gaan doen. Hoe zie je nou echt resultaat in gedrag? Na een goede training denken medewerkers dat zij hun werk nu beter kunnen doen. Maar doen ze hun werk ook echt beter? Dat is wat je ook graag wilt weten. En dat meet je niet met een tevredenheidsenquête.”

Hoe dan wel?

“Door allereerst te benoemen dat er een gat is tussen ‘Ik denk dat ik mijn werk beter doe’ en ‘Ik doe mijn werk daadwerkelijk beter’. Een training is pas het begin. Daarna gaan mensen aan de slag en wil je weten wat er van de training is blijven hangen en wat de training oplevert tijdens het werk. Leren is niet iets van de korte termijn. Het is een continue proces. Daarom zou je met meerdere metingen moeten werken, bijvoorbeeld met een 0-meting, tussenmetingen en een eindmeting. De 0-meting begint voor de training. Tijdens de training krijg je tussenmetingen en na een bepaalde tijd doe je een eindmeting. Je haalt hierbij zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens op. Aan de hand van deze metingen bepaal je of het leertraject zo afdoende is, of je het wilt bijsturen en of je mensen nog verder wilt trainen.”

Wordt dit meten gemeengoed?

“Wij wijzen onze klanten op de waarde van dit soort metingen en nemen het mee in onze aanbeveling. Helaas sneuvelt dit punt vaak, omdat organisaties er geen ruimte voor hebben in het budget. Terwijl het heel belangrijk is. Goede evaluaties en bijstellingen kunnen juist voor betere trainingsresultaten zorgen en dus geld opleveren.

Punt is wel dat als je eenmaal gaat meten, je ook bereid moet zijn om actie te ondernemen. Je moet iets willen doen met de resultaten, anders heeft meten niet zoveel zin. Wij benutten tussentijdse metingen nu vooral om trainingen bij te stellen. Daarnaast kun je metingen ook gebruiken om verwachtingen bij te stellen bij de opdrachtgever en stakeholders.”

Opdrachtgevers kennen hun doelgroep toch? Waarom dan meten?

“Je kent je doelgroep natuurlijk, maar soms doet je doelgroep dingen toch net even anders, leren mensen op een andere manier net even beter. Het is waardevol om hier achter te komen en de mogelijkheid te creëren om zaken bij te stellen.”

 

KPI's meten

Is meten en bijstellen heilig?

“Het is nuttig. Maar realiseer je wel dat je resultaten niet alleen aan een e-learning kunt toeschrijven. Vaak is de oplossing die wij bieden slechts een onderdeel van een groter project en zijn er allerlei factoren (zoals actualiteiten of een interne marketing campagne) waar wij als ontwikkelaars van de leeroplossingen geen invloed op hebben. Deze factoren kunnen zowel een positieve als negatieve impact hebben. In ieder geval zijn resultaten van een training bijna nooit één op één aan de training toe te schrijven.

Het bepalen van je vertrekpunt is wel essentieel. Voorafgaand aan de training bepalen we de kaders, doelstellingen en randvoorwaarden. We kijken naar de bestaande cijfers en zijn realistisch met verwachtingen.”

Wat is de grootste uitdaging bij het meten van de ROI van online leren?

“Dat je alles wilt meten wat er te meten valt. Dat is een valkuil. Je kunt makkelijk verzuipen in die enorme bak data. Zorg dus dat je alleen meet wat echt relevant is voor je organisatiedoelen en breng focus aan. Bepaal vooraf KPI’s en metrics. Wat wil je meten en welke doelen zijn realistisch? Met welke resultaten ga je ook echt iets mee doen? Gebruik die resultaten om je medewerkers te laten zien dat je hun wensen serieus neemt.”

Kan een e-learning ook niks opleveren?

“Nee, een e-learning kan eigenlijk niet mislukken. Trainen heeft altijd een positief effect: je hebt er tijd ingestoken, waardevolle content bijeen gebracht en deelnemers zijn er actief mee bezig. Daarom is het belangrijk nog een stap verder te gaan. Meet wat het effect van de training is op het daadwerkelijke werk van de deelnemers. Als zij 6% beter zijn gaan presteren dan voor de training, 5% meer verkopen of meer aandacht voor elkaar hebben waardoor de sfeer op de afdeling nu gewaardeerd wordt met een 8, levert dat altijd wat op. Uiteindelijk ook financieel. Je hebt dan bijvoorbeeld minder mensen nodig voor hetzelfde werk, medewerkers brengen meer geld in het laatje en collega’s blijven langer bij je organisatie waardoor je minder kosten hoeft te maken voor het aantrekken van nieuwe mensen.”